TV-reklame, en prosjektleders tilbakeblikk
Hvordan gjennomføres en utenlandsk TV-reklame, og hva burde du vite på forhånd?
Dette var noen av spørsmålene vi ikke hadde svaret på da vi takket ja til å være produksjonsansvarlige for en internasjonal TV-reklame. Kunden var et multinasjonalt selskap med opprinnelse i Tyskland, og var vant til å jobbe med de mest ettertraktede reklamebyråene og filmselskapene i bransjen. Prosjektet skulle filmes i Brasil og måtte være ferdig 75 dager senere.
I denne bloggposten ønsker jeg å dele de viktigste erfaringene vi tilegnet oss fra denne produksjonen. Jeg har delt de opp i 5 punker;
Finne de riktige lokale personene å samarbeide med.
Screene modeller og få de godkjent av kunden.
Finne innspillingslokasjoner.
Sette opp en detaljert dagsplan.
Vær forberedt på å jobbe rundt klokka.
Mitt navn er Nicolai, partner og prosjektansvarlig i Reisefilm. Målet med denne bloggposten er å belyse kompleksiteten av å gjennomføre en utenlandsk filmproduksjon, samt dele mine erfaringer.
Finne de riktige lokale personene å samarbeide med
Noe av det første vi gjorde var å finne et lokalt selskap som kunne bistå oss med produksjonen. Vi skulle til et sted vi aldri hadde vært før og trengte “boots on the ground” for å lokalisere innspillingssteder og kjøpe inn nødvendig utstyr vi kom til å trenge. Etter å ha sendt ut noen mailer og gjennomført video-møter landet vi på et selskap som vekte tillit. Selskapet satt av to personer til å bistå oss under produksjonen, en på det administrative og en “fixer”, med navnet Pedro. Det var ekstremt viktig å lande på riktig fixer da denne personen skulle fungere som vår høyre hånd før, -og under produksjonen.
“Fixer” er et ord for en alt-mulig-mann. Denne personen burde ta aktivt eierskap til prosjektet og må kjenne til de lokale skikkene, språket og stedene vi skal besøke. Vi gjorde researchen vår og kunne ikke vært mer fornøyd med personen vi fikk med på laget.
Jeg vil trekke frem hvor viktig det er at fixeren er flink til å jobbe med mennesker, tar initiativ og håndterer uforutsette hendelser.
Et eksempel på dette var når vi dro ut på en øy for å filme. Det viste seg å være folksomt på øya denne dagen, og gang på gang klarte vår fixer å klarere lokasjonene på en veldig god måte med sine mellommenneskelige ferdigheter.
Et annet eksempel var da vi filmet på en lokasjon og en lokal vakt endte med å stoppe filmingen fordi han trodde vi ikke hadde tillatelse til å filme der. Selv om vi hadde tillatelsen så var det ikke enkelt for vakten å skjønne dette, og her løste vår «fixer» dette med tålmodighet og en positive holdning.
Et annet viktig aspekt ved å ha med en god fixer er hvordan kunden opplever produksjonen. Oppdragsgiveren vår sendte ned en person som skulle overse produksjonen, og det var svært betryggende både for oss og oppdragsgiveren at fixeren hadde kontroll på alle stedene vi dro til. Dette bidro til å skape en god opplevelse i sin helhet.
Utover dette bidro selskapet vår fixer jobbet for med å foreslå overnattingssteder, sminkører, sjåfører og klesdesignere. De hjalp oss også med å søke om tillatelser til å filme, og til innkjøp av ulike artikler vi kom til å trenge på produksjonen.
Bilde av Pedro (the man, the “I got it”, the fixer) og meg -on the job..
Modeller
Siden dette var en internasjonal TV-reklame måtte modellene ha ulik etnisk bakgrunn for at så mange mennesker som mulig skulle kunne relatere til innholdet. Dette viste seg å skulle bli en av våre styrker da flere av personene i Reisefilm har reist verden rundt de siste årene, og dannet et nettverk av mennesker som var aktuelle kandidater. Vi lagde en presentasjon av de personene vi mente kunne passe, og ble enige med kunden relativt kjapt om hvem vi skulle bruke. Resultatet ble 6 personer fra; Norge, USA, Australia og Filippinene.
Viktig å huske på når du er ansvarlig for administrasjonen av modeller:
VISA & Vaksine
Et kritisk gjøremål er å få alle modellene til å sende inn søknader om å få lov til å entre landet så fort som mulig. Behandlingsprosessen på søknadene varierer, og for enkelte personer begynte det bokstavelig talt å brenne på dass. Vi erfarte også at Brasil ikke alltid er like flinke til å formidle informasjon på en lett forståelig måte for utenlandske personer, noe som gjorde denne prosessen enda mer tidkrevende.
Husk også å sjekke hvilke type vaksiner som er et krav, og hvilke som er anbefalt.
Logistikk & sikkerhet
Kommuniser til modellene tidlig at det kan bli en, -til to ekstra dager utover de planlagte produksjonsdagene. På dette prosjektet hadde vi bestemt oss for å bruke 5 produksjonsdager totalt, men enkelte av modellene måtte tilbringe 7 dager i Brasil grunnet flyavganger.
Rio de Janeiro har mye kriminalitet og det er tilfeller der turister har satt seg i falske taxier og blitt ranet. Dette betydde at vi måtte få personer vi stolte på til å plukke opp modellene når de landet, dette ordnet vår fixer.
Planlegg hvordan du skal forflytte deg mellom lokasjonene. Vi leide 1 maxi-taxi og en produksjons-van slik at vi kunne forflytte oss mellom alle innspillings-lokasjonene hurtig. Dette betyr også at du må budsjettere inn mat, overnatting og lønn til to ekstra personer som fungerer som sjåfører.
Lag en liste med kontaktinformasjonen til alle personene som er involvert i prosjektet og del denne ut til alle. Det er mange mennesker å ta hånd om på en stor produksjon og du kommer ikke til å vite hvor alle er til enhver tid.
Kostnader
Det er dyrt å fly mennesker fra verdens kriker og kroker og det er viktig å huske på dette når du budsjetterer et prosjekt. Vi avklarte dette med kunden fra start, og ble enige om at den faktiske kostnaden skulle dekkes av kunden.
Andre kostnader å merke seg når du lager et budsjett er overnatting, mat, sjåfører, sminkører, klesdesignere, klær, produksjons-gjenstander, og alle andre småting for å overleve der du er, som myggspray i Brasils skoger.
Innspillingslokasjoner
Vi startet tidlig med å lete etter steder vi kunne filme på. Her kom igjen vår fixer inn i bildet, Pedro reiste flere titalls mil i forkant av produksjonen og tok bilder av potensielle lokasjoner. Det var mye frem og tilbake angående lokasjonene, men vi landet disse relativt kjapt. Start søket med en gang du har funnet lokale personer å samarbeide med.
Film-tillatelse er et annet viktig aspekt. Enkelte steder, -spesielt der det er mye folk, krever en godkjenning om at du får lov til å filme. Vi fant flere lokasjoner som var relativt like, men det kunne være store forskjeller på film-tillatelses kostnaden. Ved å ha dette i bakhodet sparte vi kunden for noen kroner, vi hadde også en forsikring om at vi kunne filme på alle stedene vi skulle til (du har ikke tid til å miste flere timer med filming ila. en dag).
Dagsplan
Det er utrolig viktig å lage en detaljert dagsplan i forkant av produksjonen. Med en bunnsolid produksjonsplan ved du hvor du skal være til enhver tid, hvilke personer du trenger til ethvert tidspunkt, hva du trenger av utstyr, og ikke minst vet du når du må pakke sammen og komme deg av gårde til neste lokasjon for å rekke dagslyset.
En god dagsplan gjør at du kan starte forberedelsene til neste oppgave tidlig, og på denne måten blir produksjonen mer effektiv og behagelig.
Du kan lese mer om hvordan vi jobber her.
Vær forberedt på å jobbe klokka rundt
Vi jobbet på denne filmproduksjonen i 75 dager totalt, og det var sjeldent vi hadde en dag av. Når du takker ja til å gjøre en utenlandsk produksjon må du være forberedt på å sette av flere timer daglig for at hjulene skal gå rundt.
På denne jobben opererte vi i 5 ulike tidssoner, og det var vår jobb å sørge for at kommunikasjonen fløyt friksjonsfritt mellom alle ledd.
Et eksempel på dette er at kunden i Tyskland vil endre noen detaljer på et klesplagg. Klesdesigneren starter ikke dagen sin før om 7 timer, og når svaret kommer trenger denne personen mer informasjon fra Tyskland (som nå har avsluttet dagen sin). Det er enkelt å skjønne at dette krever tid, og tilstedeværelse.
Det er å forvente at du har mange spørsmål i “loopen” til enhver tid som du er nødt til å ha kontroll på og følge opp. Hvis du har et mål om å gjøre dette så effektivt som mulig er du nødt til å tilpasse dagen din slik at du er “på” under de ulike tidssonenes arbeidstid. Vær forberedt på at ting tar mye lengre tid en du opprinnelig er vant til. Jobb strukturert og sett i gang alle prosesser du har mulighet til så tidlig som mulig.
Realiteten er at uforutsette hendelser vil oppstå. Nøkkelen til mye av vår suksess med denne produksjonen var at vi samarbeidet godt, håndterte stress og var løsningsorienterte. Når det er sagt så var denne produksjonen utrolig lærerik, morsom og en fantastisk opplevelse. Vi var totalt 17 personer som reiste langs Brasils kyst og skapte minner for livet. Kunden ble også veldig fornøyd med sluttresultatet, og det faktum at vi sparte dem for 70% av kostnadene de vanligvis har på en slik produksjon. Dette ble muliggjort ved å bruke en minimal produksjons-rigg og outsource minst mulig av arbeidet.
Link til ferdig prosjekt kan du se her.
Bilde av alle personene som bidro til å gjøre dette til en suksess, 1 person er fraværende.
